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會議接待詳細流程

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會議接待服務按會議流程分為三個部分分別是會前過程、會中過程、會后過程。
一、會議/活動前
1.與會議主辦或者活動主辦方溝通洽談,了解會議、活動的要求及所需要的具體服務項目。包括會議策劃、燈光音響設備、會場/活動會議/活動地址選擇、會議/活動的人數等;
2.根據會議/活動主辦方的要求,選擇合適的酒店以及會場;
3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況;
4.根據會議/活動主辦方的需求服務,指定本次會議/活動的項目預算方案以及項目行程安排方案;
5.與會議/活動主辦方簽訂本次會議/活動的服務合同。
6.簽訂合同之后,根據本次會議/活動主辦方對吃、住、場地、游、娛樂等要求對相應的設施進行預訂。
7.根據會議/活動主辦方的服務需求,設計相應的《視覺設計》方案。
二、會議/活動中
1.會議接待
a.接站、接機。專人負責機場,車站接站服務;
*根據來賓數量,合理安排車輛; *車輛張貼明顯標識,便于來賓尋找; *途中安排礦泉水及當天報紙,提供貼心服務;
*安排值班車輛,處理應急事件;
*大型客車配備服務人員及各類設施,設施包括:音樂及DVD光盤、垃圾袋等。
b.提前在酒店或者活動場地、會議室擺放好歡迎調幅、簽到臺、指路水盤;
c.協助賓客辦理入住手續、簽到、會議/活動資料的領取。
2.住宿
a.根據預定房間設施,擺放指路水牌方便參會來賓尋找住宿樓層房間;
 b.重要來賓房間提前查房,設施包括:衛生、溫度、氣味、網絡、電視、冰箱、淋浴、馬桶等設施;
c.重要來賓房間鮮花、水果、報紙及其他需求;
d.每日根據日程安排,確定標準語言,通知酒店總機叫早;
e.協助酒店辦理來賓入住登記及退房手續。
3.餐飲
a.根據會議/活動流程擺放指路水牌方便參會來賓尋找用餐地點;
b.提前檢查各餐及茶歇準備狀況,確保按時開餐。
4.會議/活動場地
a.根據會議/活動流程擺放指路水牌方便參會來賓尋找會議場所地點
b.會前準備。準備好會議所需要的會議資料、會議用品、會議演講稿、等會議相關物品并提交安裝搭建會議主題背景板、X支架;
c.安排專人負責到會議場地安裝、調試、檢查會議條幅、燈光、音響、投影儀、空調、同聲傳譯等設備。
5.會議娛樂
a.根據會議/活動流程擺放指路水牌方便參會來賓尋找娛樂設施地點;
b.娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
6.會后旅游
a.提前安排本次旅游活動線路行程、用車、導游等; b.提前與會議主辦方確定是否增加或者減少本次旅游活動中的景點。
7.會議服務
a.提前告知參會來賓會議組服務人員的聯系方式,方便參會人員聯系;
b.建立酒店與會議團隊的溝通橋梁;
c.會議服務人員24小時值班制,解決參會來賓各類疑難問題;
d.安排必要辦公設備辦公軟件及辦公用品,方便來賓使用;
e.會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
8.醫療保障
a.與酒店提前溝通配備醫療人員,解決突發事件;
b.提前購買常備藥品,種類包括:暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。
c.基本設備包括:體溫表、棉簽等。
9.票務預訂
a.提前統計參會人員返程乘坐的交通工具;
b.根據統計結果為參會人員提供機返程票預訂以及火車票預訂。
三、會議/活動后
1.結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與會議主辦方負責人進行核對并結帳;
2.資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊;
3.合影:會議結束后參會人員合影留戀,并迅速影印出來分發給每位與會人員。

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